L'état des lieux est le document le plus disputé de la vie locative : c'est lui qui décide, au départ du locataire, de la restitution du dépôt de garantie. Depuis le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, son contenu est réglementé : type d'état des lieux, date, adresses, relevés des compteurs, clés remises et description précise, pièce par pièce, des revêtements, équipements et éléments du logement avec leur état.
Notre modèle gratuit reprend chacune de ces rubriques : vous renseignez les parties, les compteurs, les clés et la description de chaque pièce, et vous obtenez un document conforme, prêt à être signé par le bailleur et le locataire le jour de la remise ou de la restitution des clés. Le même formulaire sert à l'entrée et à la sortie : sélectionnez simplement le type d'état des lieux.
Ce guide explique comment décrire un logement sans rien oublier, ce que dit la loi sur le délai de dix jours pour compléter l'état des lieux d'entrée, la différence entre dégradation et vétusté, et ce qui se passe quand une partie refuse de signer ou d'établir le document.
Un document contradictoire au contenu réglementé
L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose d'établir un état des lieux à la remise des clés (entrée) et à leur restitution (sortie), de manière contradictoire et amiable : les deux parties (ou leurs mandataires, l'agence par exemple) le dressent ensemble, le signent et en conservent chacune un exemplaire. Il est annexé au contrat de location.
Le décret n° 2016-382 fixe les rubriques minimales : type d'état des lieux (entrée ou sortie), date, localisation du logement, identité des parties et domicile du bailleur, relevés des compteurs individuels d'énergie et d'eau, détail des clés et de leur destination, et, pour chaque pièce et partie du logement, la description précise des revêtements de sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments, avec leur état. À la sortie s'ajoutent la nouvelle adresse du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée.
L'état des lieux peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, en un document unique ou en deux documents distincts pour l'entrée et la sortie, à condition d'avoir une présentation permettant la comparaison. Si les parties ne parviennent pas à l'établir amiablement, un commissaire de justice peut le dresser à la demande de la plus diligente, les frais étant partagés par moitié.
Pas d'état des lieux = présomption de bon état
Sans état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives : à la sortie, il devra prouver le contraire pour contester une retenue. Sauf si c'est le bailleur qui a fait obstacle à l'établissement du document : la présomption s'inverse alors en faveur du locataire.
Comment décrire le logement pièce par pièce sans rien oublier
La valeur de votre état des lieux dépend de sa précision. « Bon état général » ne protège personne : en cas de litige, la commission de conciliation ou le juge ne peut rien déduire d'une formule vague. Pour chaque pièce, examinez et décrivez systématiquement :
- Les sols : nature (parquet, carrelage, moquette) et état, en signalant rayures, taches, lames abîmées, carreaux fêlés.
- Les murs et plafonds : type de revêtement, propreté, trous de cheville, fissures, traces d'humidité ou de moisissure.
- Les menuiseries : portes, fenêtres, volets, poignées, serrures, vitrages ; testez chaque ouverture.
- Les équipements électriques : prises, interrupteurs, luminaires, sonnette, tableau ; vérifiez leur fonctionnement.
- La plomberie et les sanitaires : robinetterie, évacuations, joints, chasse d'eau, traces de fuite, pression.
- Le chauffage et l'eau chaude : radiateurs, chaudière (avec la date du dernier entretien), ballon ; leur état peut être complété pendant le premier mois de la période de chauffe.
Utilisez un vocabulaire d'état constant : neuf, bon état, état d'usage, mauvais état. Complétez le document par des photographies datées, idéalement signées ou échangées par e-mail entre les parties le jour même : elles ne sont pas obligatoires mais font souvent la différence devant la commission départementale de conciliation.
Le délai de 10 jours pour compléter l'état des lieux d'entrée
Le jour de l'emménagement, il est facile de passer à côté d'un défaut : compteur inaccessible, prise défectueuse découverte en branchant un appareil, tache masquée par la luminosité. La loi le prévoit : le locataire peut demander à compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours suivant sa date, et, pour les éléments de chauffage, durant le premier mois de la période de chauffe. Le bailleur ne peut pas refuser une demande justifiée ; en cas de refus, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
Concrètement, envoyez la demande de complément par lettre recommandée avec accusé de réception (ou e-mail avec accusé de lecture, doublé d'un recommandé en cas de silence), en listant précisément les éléments à ajouter, photos à l'appui. Les compléments acceptés sont annexés à l'état des lieux d'entrée et opposables à la sortie.
À la sortie, aucun délai équivalent n'existe : le document signé le jour de la restitution des clés est définitif. Relisez-le intégralement avant de signer, et refusez de signer un état des lieux de sortie établi hors de votre présence ou comportant des mentions que vous contestez : notez plutôt vos réserves directement sur le document.
Dégradation ou vétusté : ce que le bailleur peut vraiment retenir
À la sortie, la comparaison entre les deux états des lieux révèle des différences. Toutes ne sont pas facturables au locataire : la loi distingue la dégradation, imputable au locataire, de la vétusté, c'est-à-dire l'usure normale résultant du temps et d'un usage conforme, qui reste à la charge du bailleur.
| Constat à la sortie | Qualification | À la charge de |
|---|---|---|
| Peinture ternie après plusieurs années d'occupation | Vétusté | Bailleur |
| Trous multiples non rebouchés dans les murs | Dégradation | Locataire |
| Moquette usée par le passage normal | Vétusté | Bailleur |
| Brûlure de cigarette sur le parquet | Dégradation | Locataire |
| Joint de robinet fatigué | Vétusté / entretien courant selon le cas | Selon le cas |
| Vitre cassée | Dégradation | Locataire |
Les parties peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté choisie parmi celles issues d'accords collectifs de location : elle fixe, pour chaque équipement, une durée de vie théorique et un abattement annuel, ce qui objective le calcul des retenues. Toute retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée par des devis ou factures : un montant forfaitaire sans justificatif est contestable.
Refus de signer, désaccord, dépôt de garantie : gérer les litiges
Si l'une des parties refuse d'établir ou de signer l'état des lieux, ne passez pas en force : un état des lieux établi unilatéralement n'a aucune valeur contradictoire. La solution légale est l'état des lieux dressé par un commissaire de justice, qui convoque les parties par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance ; ses honoraires, réglementés, sont partagés par moitié entre bailleur et locataire.
En cas de désaccord sur les retenues opérées sur le dépôt de garantie, la première étape est une demande de restitution en recommandé avec accusé de réception (notre modèle dédié s'en charge), puis la saisine gratuite de la commission départementale de conciliation, et enfin le juge des contentieux de la protection. Rappel des délais : restitution sous un mois si l'état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon, avec majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé.
Références légales
Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 3-2 (état des lieux) et 22 (dépôt de garantie) ; décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (contenu et modalités) ; article 1731 du Code civil (présomption) ; loi n° 89-462, article 7 d) (entretien courant et réparations locatives, décret n° 87-712).
Questions fréquentes
L'état des lieux est-il obligatoire ?
La loi impose son établissement contradictoire à l'entrée et à la sortie, mais son absence n'annule pas le bail : elle déplace la charge de la preuve. Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état (article 1731 du Code civil), ce qui joue contre lui à la sortie. Sans état des lieux de sortie signé, le bailleur ne peut pratiquement pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie. Les deux parties ont donc un intérêt direct à le dresser sérieusement.
Peut-on facturer l'état des lieux au locataire ?
L'état des lieux amiable, établi directement entre bailleur et locataire, est gratuit. Si une agence le réalise, seule la part du locataire pour l'état des lieux d'entrée peut lui être facturée, plafonnée à 3 euros par mètre carré de surface habitable (loi Alur, décret n° 2014-890), la part du bailleur restant au moins égale. L'état des lieux de sortie réalisé par une agence est toujours à la charge exclusive du bailleur. Seul l'état des lieux par commissaire de justice, en cas de blocage, se partage par moitié.
Que faire si je découvre un défaut après avoir signé l'état des lieux d'entrée ?
Vous disposez de dix jours à compter de la date de l'état des lieux pour demander au bailleur de le compléter, et du premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage. Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception listant précisément les éléments omis, photos datées à l'appui. Si le bailleur refuse, saisissez la commission départementale de conciliation : la demande de complément, même refusée, constituera une preuve utile à la sortie.
Le bailleur peut-il retenir le dépôt de garantie pour repeindre le logement ?
Uniquement si la comparaison des états des lieux révèle des dégradations qui vous sont imputables, au-delà de l'usure normale. Une peinture ternie ou des micro-trous de cadres relèvent de la vétusté, à la charge du bailleur ; des murs tachés, fumés ou percés de trous non rebouchés sont des dégradations facturables. Toute retenue doit être justifiée par des devis ou factures, et tenir compte de la vétusté : un juge n'accorde jamais une remise à neuf complète pour une peinture qui avait déjà plusieurs années.
Faut-il refaire un état des lieux quand le bail est renouvelé ou qu'un colocataire change ?
Au renouvellement ou à la reconduction tacite du même bail avec les mêmes occupants, non : l'état des lieux d'entrée initial reste la référence. En revanche, tout changement de contrat avec changement d'occupants doit donner lieu à un nouvel état des lieux : nouveau bail après le départ complet des locataires, ou avenant faisant entrer un nouveau colocataire si vous voulez que sa responsabilité soit correctement délimitée. À défaut, le colocataire entrant pourrait se voir opposer des dégradations antérieures à son arrivée.