Le procès-verbal d'assemblée générale constitutive est l'acte de naissance pratique de votre association : il constate que les fondateurs se sont réunis, ont adopté les statuts et ont élu les premiers dirigeants. La loi du 1er juillet 1901 ne l'exige pas formellement pour la déclaration en préfecture, mais dans la vraie vie, personne ne s'en passe : les banques le demandent systématiquement pour ouvrir le compte de l'association, les assureurs et les collectivités qui versent des subventions le réclament pour vérifier qui a le pouvoir d'engager la structure, et il fait foi de la désignation régulière du président et du trésorier.
Ce générateur produit un procès-verbal complet en quatre résolutions : adoption des statuts, élection du bureau avec acceptation des fonctions, fixation (ou non) de la cotisation, et pouvoirs donnés au président pour accomplir les formalités. Il reprend les formules attendues (unanimité, acceptation des fonctions, absence d'incapacité) et s'annexe naturellement au dossier de déclaration au greffe des associations.
Le guide ci-dessous explique comment tenir la séance constitutive, ce que le procès-verbal doit contenir pour être opposable, et comment l'utiliser ensuite : déclaration, banque, subventions.
Tenir l'assemblée constitutive : qui, quand, comment
L'assemblée constitutive réunit les membres fondateurs : deux personnes suffisent (sept en Alsace-Moselle). Aucun formalisme légal n'est imposé : la réunion peut se tenir chez l'un des fondateurs, dans une salle municipale ou même en visioconférence, du moment que chacun peut débattre et voter. Désignez en début de séance un président de séance, qui dirige les débats, et un secrétaire de séance, qui rédige le procès-verbal : ce sont eux qui signeront le document.
L'ordre du jour type comporte quatre points, repris dans notre modèle : la présentation du projet et l'adoption des statuts, article par article ou en bloc ; l'élection des membres du bureau prévus par les statuts (au minimum un président et un trésorier en pratique) ; la fixation de la cotisation du premier exercice, si les statuts renvoient ce montant à l'assemblée ; et le mandat donné au président pour effectuer la déclaration et ouvrir le compte bancaire. Chaque résolution est votée et le résultat consigné : l'unanimité est la règle dans une séance constitutive, mais une adoption à la majorité est tout aussi valable.
Statuts et procès-verbal : deux documents, une même date
Le procès-verbal constate l'adoption des statuts : les deux documents doivent porter des mentions cohérentes (même dénomination au caractère près, même siège, même date). Rédigez d'abord les statuts, faites-les adopter en séance, puis établissez le procès-verbal qui y renvoie. Notre générateur de statuts d'association et ce procès-verbal sont conçus pour être utilisés ensemble.
Ce que le procès-verbal doit contenir pour être utilisable
Un procès-verbal constitutif opposable comporte six éléments : la date, l'heure et le lieu de la réunion ; la liste des présents avec leurs adresses ; l'identité du président et du secrétaire de séance ; le texte de chaque résolution avec le résultat du vote ; l'identité complète des dirigeants élus et leur acceptation expresse des fonctions ; et les signatures. L'acceptation des fonctions est le point le plus souvent oublié : sans elle, la désignation du président pourrait être contestée, or c'est précisément ce que la banque vérifie avant de lui donner la signature sur le compte.
| Résolution | Contenu | Qui la demande |
|---|---|---|
| 1. Adoption des statuts | Lecture et adoption des statuts annexés, décision de constituer l'association | Greffe des associations, financeurs |
| 2. Élection du bureau | Président, trésorier, secrétaire éventuel, avec acceptation des fonctions | Banque, assureur, greffe (liste des dirigeants) |
| 3. Cotisation | Montant du premier exercice, ou décision de ne pas en instituer | Membres, expert-comptable, financeurs |
| 4. Pouvoirs | Mandat au président pour la déclaration, le Journal officiel, le SIRENE et la banque | Banque (ouverture du compte), greffe |
Conservez l'original dans le registre de l'association
Le procès-verbal constitutif est le premier acte du registre des délibérations de l'association : conservez l'original signé sans limitation de durée, avec un exemplaire des statuts adoptés. Vous en produirez des copies pour la banque, les assurances et chaque dossier de subvention ; en cas de conflit interne sur la régularité d'une décision ultérieure, c'est la chaîne complète des procès-verbaux qui fait foi.
Après la séance : déclaration, Journal officiel, banque
- Déclarez l'association au greffe des associations, en ligne sur service-public.fr ou par courrier avec les formulaires CERFA 13973 et 13971, en joignant un exemplaire des statuts signés et le procès-verbal constitutif. La déclaration est gratuite ; le récépissé, délivré sous cinq jours ouvrés, porte le numéro RNA de l'association.
- La publication au Journal officiel (JOAFE) est effectuée automatiquement à partir de la déclaration et gratuite depuis 2020. Téléchargez le justificatif de publication sur journal-officiel.gouv.fr : c'est lui qui atteste de la capacité juridique de l'association.
- Ouvrez le compte bancaire au nom de l'association : la banque demandera les statuts, le procès-verbal constitutif, le récépissé de déclaration, le justificatif de publication et la pièce d'identité du président et des personnes habilitées à faire fonctionner le compte.
- Selon vos projets : demandez le numéro SIREN à l'INSEE (indispensable pour les subventions et l'embauche), souscrivez une assurance responsabilité civile et, si vous sollicitez des financements publics, préparez le dossier avec statuts, procès-verbal, RIB et budget prévisionnel.
Ensuite, chaque changement de dirigeants ou de statuts devra être constaté par un nouveau procès-verbal d'assemblée générale et déclaré au greffe dans les trois mois (article 5 de la loi du 1er juillet 1901). Le procès-verbal constitutif inaugure donc une habitude à conserver : pas de décision importante sans procès-verbal signé et classé.
Questions fréquentes
Le procès-verbal d'AG constitutive est-il obligatoire ?
La loi de 1901 ne l'exige pas pour la déclaration en préfecture. En pratique, il est indispensable : les banques le demandent pour ouvrir le compte, les financeurs pour vérifier les pouvoirs des dirigeants, et il constitue la preuve de l'élection régulière du bureau. Le rédiger le jour de la constitution vous évite de devoir le reconstituer après coup.
Qui signe le procès-verbal constitutif ?
Le président de séance et le secrétaire de séance, désignés en début de réunion. Rien n'interdit de le faire signer aussi par tous les fondateurs présents, ce qui renforce sa valeur probante ; certaines banques l'apprécient. Les dirigeants élus, eux, manifestent leur accord par la mention d'acceptation des fonctions consignée dans la deuxième résolution.
Combien de personnes doivent participer à l'assemblée constitutive ?
Au moins deux, puisque la loi du 1er juillet 1901 définit l'association comme une convention entre deux personnes au minimum (sept en Alsace-Moselle). Il n'y a pas de quorum légal pour la séance constitutive : tous les fondateurs présents votent, et l'unanimité est la règle d'usage.
Faut-il envoyer le procès-verbal à la préfecture ?
Il n'est pas exigé par les textes, mais le joindre au dossier de déclaration est recommandé et souvent demandé par les greffes, car il établit la désignation des personnes chargées de l'administration mentionnées dans le formulaire CERFA 13971. Dans la déclaration en ligne sur service-public.fr, vous pouvez le téléverser avec les statuts.
Peut-on tenir l'assemblée constitutive en visioconférence ?
Oui : aucun texte n'impose une réunion physique pour la constitution. Mentionnez alors dans le procès-verbal que la séance s'est tenue par visioconférence et que chaque participant a pu débattre et voter. Faites ensuite circuler le procès-verbal pour signature (signature manuscrite scannée ou signature électronique).